PORTFOLIO PATRIMONIAL

1. Entrar en el programa

Escribe tu usuario y tu contraseña y pulsa Entrar. La sesión dura 12 horas; pasado ese tiempo el programa te pedirá entrar de nuevo.

2. La pantalla principal

El programa se navega con el menú lateral izquierdo (en el móvil, botón ☰): ahí están todos los apartados. Arriba a la derecha, el menú de usuario (👤 tu nombre) agrupa el informe patrimonial, la exportación a Excel, el manual, el cambio de contraseña y la salida.

La primera pantalla es 📊 Panorama: el patrimonio desglosado por clase de inversión (inmuebles, sociedades, cuentas y fondos, joyas y arte), con el patrimonio neto (activos menos deuda), la distribución en gráficos y una tarjeta por clase que lleva a su apartado. Por discreción, los importes totales solo se ven aquí dentro, no en la cabecera.

En el apartado Propiedades verás los contadores (en venta, en alquiler, ingresos al mes) y las herramientas para encontrar cualquier propiedad:

• Pestañas de categoría: Todos · En venta · Alquiler · Alquiler vacacional · No comercial.
• Pestañas de familia: Vivienda · Oficina · Aparcamiento · Naves industriales · Vacacional · Otros.
• Buscador por dirección o ciudad.
• Filtro por propietario/sociedad: elige uno y pulsa Filtrar. Para quitarlo, pulsa la ✕ dorada.
• Filtro de alertas: 🔴 vencido, 🟡 próximo, 🟢 en regla.

Cada tarjeta muestra la foto, la categoría, el estado (disponible, ocupado, vacante…), la valoración, el gasto mensual, la rentabilidad y la plusvalía. Haz clic en una tarjeta para ver la ficha completa.

3. Añadir o editar una propiedad

Pulsa + Añadir propiedad (o abre una ficha y pulsa Editar). La ficha guarda todo lo importante, organizado por secciones:

• Datos generales: propietario o sociedad, categoría, familia, tipo, dirección, estado, ciudad y superficie.
• Datos registrales: referencia catastral, % de propiedad, cargas y valoración.
• Datos del inmueble: planta, orientación, año, ascensor, garaje, trastero.
• Adquisición: precio y fecha de compra, notaría, registro, ITP/IVA y agencia (con esto el programa calcula el coste real y la plusvalía).
• Hipoteca: banco, cuota, interés y vencimiento.
• Gastos fijos: IBI, comunidad, mantenimiento, derramas y próxima junta.
• Seguros: el del inmueble y el de impago si lo hay, con sus vencimientos.
• Suministros: luz e internet con sus precios mensuales.
• Administrador de fincas y sus datos de contacto.
• Alquiler: renta mensual, datos del inquilino, fechas del contrato y próxima actualización de renta (IPC).

Además, en la sección Documentos de la ficha puedes adjuntar las escrituras, la ficha catastral, el certificado de eficiencia energética o cualquier papel importante (PDF o foto), cada uno con su nombre. Quedan guardados en el servidor y se abren con un clic desde la ficha.

La dirección es obligatoria; el resto de campos puedes rellenarlos poco a poco. Al terminar pulsa Guardar.

4. Fotos

Dentro de la ficha, pulsa + Añadir foto. Puedes subir varias a la vez; el programa las comprime automáticamente para que ocupen poco y carguen rápido. La primera foto es la que se ve en la tarjeta. Para quitar una foto pulsa su ✕.

5. Historial, valoraciones, inquilinos y proveedores

Historial de movimientos e incidencias

Apunta reparaciones, pagos, incidencias o cualquier hecho relevante con su fecha, tipo e importe. Queda ordenado por fecha en la ficha.

Historial de valoraciones

Registra cada tasación o valoración con su fecha y su fuente (tasadora, portal…). Así ves cómo evoluciona el valor.

Inquilinos anteriores

Guarda quién vivió en el piso, en qué fechas, qué renta pagaba y las notas que quieras.

Proveedores de mantenimiento

Tu agenda de fontanero, electricista, cerrajero… con teléfono y email, guardada en la propiedad donde trabajan.

6. Control de pagos de los últimos 12 meses

En la ficha de cada propiedad alquilada tienes una casilla por mes. Haz clic en la casilla para cambiar su estado: gris = pendiente, verde = pagado, amarillo = pago parcial. De un vistazo sabes quién está al día.

7. Semáforo de alertas y vencimientos

Cada tarjeta lleva un punto de color según sus vencimientos (fin de contrato de alquiler y vencimiento del seguro):

• Rojo: hay algo ya vencido.
• Amarillo: algo vence en los próximos 60 días.
• Verde: todo en regla.
• Gris: sin fechas registradas.

Además, arriba de la pantalla principal aparece el panel «Próximos vencimientos de contrato» con los 5 más urgentes. Haz clic en uno para abrir su ficha.

8. El dashboard con gráficas

Pulsa 📊 Dashboard para ver el resumen del portfolio completo:

• Valor total, ingresos y gastos anuales, flujo de caja mensual, propiedades alquiladas y beneficio neto anual.
• Rentabilidad neta por propiedad (las 10 mejores).
• Ingresos por propietario/sociedad.
• Flujo de caja neto por propiedad (las 10 mejores).
• Vencimientos de los próximos 12 meses (contratos y seguros, mes a mes).

9. Exportar a Excel o JSON

Exportar Excel descarga una hoja de cálculo con todas las propiedades y todos sus datos, incluidos los cálculos (coste real, plusvalía, rentabilidad, flujo de caja). Perfecta para el gestor o el banco. Exportar JSON descarga los datos en bruto, útil como copia personal.

10. Cambiar la contraseña

Pulsa 🔑 Clave en la cabecera, escribe la contraseña actual y la nueva (mínimo 8 caracteres) dos veces, y pulsa Cambiar. Por seguridad, el resto de sesiones abiertas se cierran solas.

11. Seguridad y copias de seguridad

• Solo se entra con usuario y contraseña; las contraseñas se guardan cifradas.
• La conexión va cifrada (candado HTTPS en el navegador).
• El programa hace una copia de seguridad diaria automática de la base de datos y conserva los últimos 14 días, además de las copias externas nocturnas.
• Todas las acciones quedan registradas (quién entró, qué se creó, editó o borró y cuándo).

12. El gestor de seguros

En la pestaña 🛡️ Seguros tienes todos los seguros y planes en un solo sitio: hogar, vida, accidentes, viajes, salud, coche, decesos, impago de alquiler, planes de pensiones y otros.

• Un seguro se puede vincular a una propiedad (por ejemplo, el del hogar) o ir suelto (vida, viajes...). Los vinculados aparecen también en la ficha de su propiedad.
• Cada ficha guarda lo importante: compañía, producto, nº de póliza, tomador, asegurados, beneficiarios, capital, prima y su periodicidad, cuenta de cargo, fechas de inicio y vencimiento, renovación automática, mediador y teléfonos de contacto y asistencia.
• Puedes adjuntar la póliza y los recibos (PDF o foto) a cada seguro: quedan guardados en el servidor y se abren con un clic.
• El panel «Próximas renovaciones» avisa de lo que vence en 60 días o ya está vencido, y cada tarjeta lleva su punto de color (🔴 vencido, 🟡 pronto, 🟢 en regla).
• Filtra por tipo con las pestañas, o busca por compañía, póliza o tomador.

13. El gestor de tarjetas

En la pestaña 💳 Tarjetas se apuntan todas las tarjetas: nombre, tipo (crédito, débito, prepago), banco emisor, titular, empresa o sociedad a la que pertenece, cuenta vinculada, límite y fecha de caducidad.

• El panel «Tarjetas que caducan pronto» y el punto de color avisan con 60 días de antelación para pedir la renovación al banco.
• 🔒 Por seguridad, solo se apuntan los últimos 4 dígitos. Nunca guardes el número completo ni el CVV: no hacen falta para identificar la tarjeta.

14. Usuarios y contraseña olvidada

Si eres administrador, en la pestaña 👥 Usuarios puedes dar de alta a otras personas con dos roles: administrador (lo ve y edita todo y gestiona usuarios) o usuario de operaciones. Al crearlo, el programa genera una contraseña inicial que solo se muestra una vez: apúntala y entrégasela; esa persona podrá cambiarla con 🔑 Clave. También puedes generar una clave nueva a quien la haya perdido, o eliminar usuarios.

Permisos por apartado

Al usuario de operaciones se le marca, apartado por apartado (propiedades, seguros, sociedades, tarjetas, cuentas, créditos, joyas, arte, contactos y documentos), qué puede hacer con dos casillas:

• Nada marcado: ese apartado no existe para él — ni lo ve en el menú.
• Ver: puede consultarlo todo, pero sin añadir, cambiar ni borrar nada.
• Editar: puede verlo y modificarlo (editar incluye ver).

¿Contraseña olvidada? En la pantalla de acceso, pulsa «¿Has olvidado tu contraseña?», escribe tu usuario y recibirás en tu email un código de 6 dígitos (caduca en 15 minutos). Escríbelo junto con tu contraseña nueva y listo. Para que esto funcione, tu usuario debe tener el email puesto (lo pone el administrador en 👥 Usuarios).

15. Participaciones en sociedades

En la pestaña 🏢 Sociedades se registran todas las participaciones sociales: las que se tienen personalmente y las que se tienen a través de una sociedad holding.

• Cada ficha guarda: nombre de la sociedad y CIF, titular de la participación (persona o sociedad), actividad, porcentaje, número de participaciones, fecha y precio de adquisición, valor actual estimado, administrador de la sociedad con su teléfono y email, y la notaría/protocolo de la escritura.
• Se pueden adjuntar las escrituras y pactos de socios (PDF o foto).
• Arriba se ve el resumen: cuántas participaciones hay, cuántos titulares y el valor estimado total. Puedes filtrar por titular o buscar por sociedad, CIF o administrador.

16. El informe de patrimonio

El botón 🖨 Informe de la cabecera genera al momento un documento imprimible con todo el patrimonio: propiedades con su valoración y referencia catastral, participaciones en sociedades con sus administradores, seguros con sus pólizas y teléfonos de asistencia, y tarjetas. Con el botón «Imprimir / guardar PDF» se imprime o se guarda como PDF.

17. Cuentas bancarias y fondos de inversión

En la pestaña 🏦 Cuentas se apuntan todas las cuentas: nombre, tipo (corriente, ahorro, valores, fondo de inversión, plan de pensiones), banco y oficina, IBAN (si prefieres, solo los últimos dígitos), titular, empresa o sociedad a la que pertenece y quién tiene firma o apoderamiento en cada una. Para fondos y valores hay campos de ISIN y gestora. Puedes adjuntar el contrato o los poderes (PDF o foto).

Evolución del valor

En cada cuenta o fondo puedes ir apuntando su valor con la fecha (sección «Evolución del valor» al editar). El programa te enseña el último valor con una flecha ▲ verde si sube o ▼ roja si baja y el porcentaje de variación, y al abrir la ficha, un gráfico con toda la evolución. Basta con apuntar el valor una vez al mes o al trimestre para ver si crece o se devalúa.

18. Contactos clave

La pestaña 📇 Contactos es la libreta de las personas de confianza: gestor, abogado, notario, corredor de seguros, bancos, administradores de fincas, médicos... Cada contacto lleva su teléfono, email, dirección y una nota de qué lleva (p. ej. «lleva la contabilidad de GSL»).

19. Documentos personales

La pestaña 📄 Documentos guarda los papeles que no son de ninguna propiedad concreta: testamento, poderes, capitulaciones, DNI/pasaporte... De cada documento se apunta su categoría, su fecha, dónde está el original en papel (notaría, caja fuerte...) y se puede adjuntar la copia escaneada. Así la familia sabe qué documentos existen y dónde buscarlos.

20. Joyas y relojes

En la pestaña 💎 Joyas se inventarían los relojes y joyas: nombre de la pieza, tipo (reloj o joya), marca, número de referencia y número de serie, descripción, fecha y precio de compra, valor estimado y dónde se guarda (caja fuerte, banco...). A cada pieza se le adjunta la factura de compra y el certificado de autenticidad (PDF o foto) — importantes para el seguro y para demostrar la propiedad.

21. Créditos y préstamos

La pestaña 💰 Créditos recoge todas las deudas: hipotecas, préstamos personales, líneas de crédito y leasing.

• Si es una hipoteca, se vincula a la propiedad del programa que la garantiza (y aparece en la ficha de esa propiedad como carga). También se puede anotar otra garantía (aval, prenda...).
• Condiciones completas: capital inicial y pendiente, plazo, tipo de interés (fijo/variable y próxima revisión), cuota mensual, fechas de inicio y fin, cuenta de cargo, comisión de cancelación y vinculaciones exigidas por el banco.
• Arriba ves el total: cuántos créditos hay, la deuda pendiente total y la suma de cuotas al mes.
• Se puede adjuntar la escritura del préstamo y el cuadro de amortización.

22. Configurar el correo del programa

Si eres administrador, al final de la pestaña 👥 Usuarios está el panel «✉ Correo del programa»: la cuenta de correo desde la que se envían los avisos y los códigos de recuperación de contraseña. Se rellenan el servidor SMTP, el puerto, el usuario, la contraseña y (opcional) el remitente, se pulsa Guardar y después Enviarme un correo de prueba para comprobar que llega.

23. Obras de arte

En la pestaña 🎨 Arte se cataloga la colección: título, tipo (pintura, escultura, fotografía, antigüedad), autor, año, técnica, dimensiones, procedencia y dónde está cada obra. Igual que en los fondos, cada obra tiene su evolución de valor: apunta cada tasación con su fecha y verás el último valor con su flecha de subida o bajada y el gráfico completo. Adjunta el certificado de autenticidad, la factura y las tasaciones (PDF o foto).